Prüfauftrag: Einsatz von OpenSource-Software in Kommunen

Angesichts des Gebaren von Microsoft auf Anweisung von Trump E-Mailkonten von Mitarbeitern des Internationalen Gerichtshofes zu sperren, sollten wirklich alle öffentlichen (eigentlich alle) Unternehmen und Privatmenschen überlegen, ob es noch sicher ist, auf eine Software aus dem Haus zu setzen. Privat setze ich zwar noch das Betriebssystem Windows ein, aber das Office-Paket ist schon seit längerem von den Rechnern verschwunden und durch Libre-office ersetzt worden.

Ich war noch nicht ein ganzes Jahr im Stadtrat, da haben wir einen Prüfauftrag zum Einsatz von Open-Office in der Stadtverwaltung gestellt.

Leider kann ich weder den Prüfauftrag, noch das Ergebnis desselben hier bei mir finden. Auch im Ratsinformationssystem habe ich keinen Erfolg. Allerdings scheint der „Prüfauftrag P44“ auf den 09.09.2010 datiert, denn ich habe in einer Mail an einen damaligen Fraktionskollegen das erhaltene Prüfungsergebnis kommentiert.

[…] Ich bin mal angefangen, die Prüfaufträge zu sichten und habe schon den ein oder anderen gelben Strich in die Unterlagen gemalt. Besonders missfallen hat mir aber der Prüfauftrag zu OpenOffice. […]

Zum einen geht es nicht darum, ein kostenloses „Microsoft Office 2007 oder 2010“ zu beschaffen. Das war nirgends gefordert und sollte nirgends geprüft werden. Der erste Absatz der Anlage 11 geht also schon mal komplett am Thema vorbei und zeugt zudem noch von wenig Überlegung.

In Absatz 2 werden die umfangreichen Vorlagen und Formulare erwähnt. Das ist richtig. Die können ja auch problemlos weiter verwendet werden. Und dann kommt der entscheidende Punkt, der eigentlich geprüft werden muss – und offensichtlich nicht wurde: die Anbindung an die Fachverfahren. Das ist der interessante Punkt, den ich nicht beurteilen kann, der aber nur in einem Satz und dann noch nicht einmal verneinend erwähnt wurde. Weiter geht es in dem Absatz mit Aussagen zur Speicherung von Dokumenten „in der Cloud“. Mir scheint, da hat jemand ein Wort aufgeschnappt und bringt es nun unter. Mit „Open Office“ hat es jedenfalls nichts zu tun.

Dann kommt der längste Absatz Nr. 3, der sehr ausführlich auf die Umstellungsbemühungen einiger Städte auf Linux eingeht. An sich eine interessante Sache – nur von uns gar nicht zur Prüfung gestellt. Insofern geht auch diese längliche Abhandlung komplett am Thema vorbei und trägt zur Sache nichts bei.

Der einzig interessante Punkt wurde augenscheinlich nur erwähnt und eben nicht geprüft. Denn das ist genau das, was an diesem Prüfauftrag tatsächlich Arbeit gemacht hätte.

Weiterhin sind die erwähnten 2,6% natürlich völlig aus der Luft gegriffen, da sie zum einen gar nicht zu unserem Prüfauftrag passen und zum anderen die Referenzgröße vermissen lassen. Wir sparen bei einer Umstellung auf „Open Office“ die kompletten (nicht unerheblichen) Lizenzkosten für Microsoft Office und nicht 2,6% von irgendwas.

Im übrigen hat man auch bei Microsoft Office selbstverständlich den Einrichtungsaufwand, den man auch bei „Open Office“ hat. Microsoft (also der erwähnte Hersteller) bietet hierbei keinerlei Unterstützung. Wohl aber gibt es zu „Open Office“ massiv Hilfe – kostenlos.

Augenscheinlich wurde der Prüfauftrag weniger mit dem Gedanken „Wie könnten wir das umsetzen?“ als vor dem Hintergrund „Wie können wir das verhindern?“ beantwortet.

Ein halbes Jahr später diskutierten wir per Mail die im selben Haushalt erwähnten Kosten für Microsoft-Office, zu denen ich in der Ratssitzung am 16.02.2011 nachgefragt hatte.

Zum Thema „Office-Software“ bestand grundsätzlich ein Prüfauftrag bzgl. der Umstellung auf Open-Source-Software – sprich: Open-Office – im Bereich der Verwaltung der Stadt Bad Oeynhausen.

Dieser Prüfauftrag ist per 09.09.2010 beantwortet worden. Die Beantwortung war derart unbefriedigend, dass eine erneute Beauftragung der Prüfung angestoßen wurde. Unter anderem wurden Office-Programme mit Betriebssystemen verwechselt/vermischt und Web-Applikationen bzw. Cloud-Lösungen angesprochen, die niemals Thema einer Anfrage waren. Das einzige, in einem Satz erwähnte, greifbare Argument gegen eine Umstellung auf Open-Source-Software war letztendlich:
– umfangreiche Anpassungsarbeiten an den benutzten Vorlagen und Anpassung an die Fachverfahren
– diese Anpassungen müssten von externen Dienstleistern vorgenommen werden und könnten nicht, wie im Falle der Verwenung von Microsoft-Office, durch die Verwaltung selbst erfolgen.
[…]
Nun habe ich in der Ratssitzung am 16.02.2011 gefragt, wieviele und welche Lizenzen für den nicht unerheblichen Betrag von ca. 250 TEUR gekauft werden sollen. Per 25.03.2011 bekam ich darauf nun Antwort und bin nicht wenig erstaunt.
[…]
Von den 245.000 Euro entfallen lediglich 135.000 Euro auf Lizenzen […] Weitere 35.000 Euro entfallen auf die – und nun bin ich absolut sprachlos – externe Anpassung der benutzten Vorlagen und Anpassung an die Fachverfahren und Schnittstellen. Mithin das einzige Argument, welches gegen eine Verwendung von Open-Source angeführt wurde! […] Weitere 42.000 Euro sollen für – auch dies ein mündlich geliefertes Argument gegen Open-Source! – die Schulung der Mitarbeiter verwendet werden. Bei einer Umstellung von Office 2000 auf Open-Office würde dies im übrigen so gut wie entfallen, da sich die Benutzerschnittstellen sehr ähnlich sind!

Die Gründe, welche laut Verwaltung hauptsächlich gegen den Einsatz von Open-Source-Software sprachen, nämlich Kosten für Anpassung der Vorlagen und Schnittstellen und Schulung der Mitarbeiter/innen verursachten rund ein Drittel der Kosten bei einem Versionswechsel der Microsoft-Software.