{"id":159619,"date":"2015-12-29T18:58:23","date_gmt":"2015-12-29T17:58:23","guid":{"rendered":"http:\/\/www.andreas-edler.de\/blog\/?p=159619"},"modified":"2015-12-30T10:31:37","modified_gmt":"2015-12-30T09:31:37","slug":"stand-papierloser-rat","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.andreas-edler.de\/blog\/2015\/12\/stand-papierloser-rat\/","title":{"rendered":"Stand &#8222;Papierloser Rat&#8220;"},"content":{"rendered":"<blockquote class=\"twitter-tweet\" lang=\"de\">\n<p lang=\"de\" dir=\"ltr\">Was ist eigentlich aus dem &#39;WirW\u00fcnschenUnsEinSteuerfinanziertesIPadF\u00fcrUnsereRatsarbeit&#39; &#8211; Projekt in <a href=\"https:\/\/twitter.com\/hashtag\/Oeynhausen?src=hash\">#Oeynhausen<\/a> geworden? <a href=\"https:\/\/twitter.com\/filmfacts\">@filmfacts<\/a><\/p>\n<p>&mdash; Chrischaaan (@Chrischaaan) <a href=\"https:\/\/twitter.com\/Chrischaaan\/status\/681791058334842882\">29. Dezember 2015<\/a><\/p><\/blockquote>\n<p><script async src=\"\/\/platform.twitter.com\/widgets.js\" charset=\"utf-8\"><\/script><\/p>\n<p>Ein bisschen unwillig war ich beim Lesen des Tweets schon, das will ich nicht verhehlen. Impliziert er doch, die Ratsmitglieder h\u00e4tten sich \u00fcberlegt, der B\u00fcrger solle ihm mal schnell IPads spendieren. Tats\u00e4chlich ist ja genau das nicht der Fall. <!--more--> Es handelte sich um eine Vorlage der Verwaltung, welche in der vorgestellten Form einstimmig nicht beschlossen wurde. Dazu gekommen ist es \u00fcber das Bestreben, Kosten zu senken. Deshalb ist die Verwaltung t\u00e4tig geworden. Dabei ging es aber nie und zu keiner Zeit darum, zus\u00e4tzliche Hardware anzuschaffen. Mindestens ich habe das auch deutlich kritisiert und darum gebeten, das auszuschlie\u00dfen!<\/p>\n<p>Nachdem im <a href=\"http:\/\/www.andreas-edler.de\/blog\/2012\/08\/papierloser-stadtrat\/\">Mai 2012 bereits eine papierlose Verteilung von Unterlagen getestet wurde<\/a>, stand am 20.05.2015 im Hauptausschuss und am 24.06.2015 im Rat folgender Beschlussvorschlag auf der Tagesordnung: <cite><br \/>\n<b>Beschlussvorschlag:<\/b><br \/>\nDer Rat beschlie\u00dft die Umsetzung der papierlosen Ratsarbeit f\u00fcr Rats- u. Ausschussmitglieder beginnend ab 01.08.2015.<br \/>\n<br \/>\nDie dazu notwendige ungeplante Mehrauszahlung ist au\u00dferplanm\u00e4\u00dfig bereitzustellen.<br \/>\n<br \/>\nDie notwendige \u00c4nderung der Gesch\u00e4ftsordnung  wird wie in der Anlage aufgef\u00fchrt beschlossen.<br \/>\n<br \/>\n<b>Sachverhalt:<\/b><br \/>\nMit Beschlussfassung zur Haushaltssatzung f\u00fcr das Haushaltsjahr 2015 hat der Rat der Stadt Bad Oeynhausen in seiner Sitzung am 17.12.2014 die Einf\u00fchrung der papierlosen Ratsarbeit ab der zweiten Jahresh\u00e4lfte als eine der Konsolidierungsma\u00dfnahmen beschlossen. Damit hat der Rat schon die Bereitschaft erkl\u00e4rt, zusammen mit der Verwaltung das vorhandene Verfahren zum Informationsaustausch ausschlie\u00dflich elektronisch zu nutzen, um dadurch Haushaltsmittel einzusparen.<br \/>\n<br \/>\nDie Stadt Bad Oeynhausen setzt bereits seit dem 01.01.2007 ein Ratsinformationssystem ein, \u00fcber das die Sitzungsunterlagen f\u00fcr Rat, Aussch\u00fcsse und verschiedene weitere Gremien f\u00fcr alle Ratsmitglieder zug\u00e4nglich sind.<br \/>\n<br \/>\nDer Versand der Sitzungsunterlagen erfolgt bisher noch in Papierform und zwar derart, dass (mit drei Ausnahmen) alle Ratsmitglieder alle Unterlagen aller Sitzungen erhalten.<br \/>\n<br \/>\nZuk\u00fcnftig sollen die Unterlagen (intern wie extern) nur noch \u00fcber das Ratsinformationssystem digital zur Verf\u00fcgung gestellt werden.<br \/>\n<br \/>\nNeben der Einsparung von Haushaltsmitteln soll Ziel der konsequenten Umstellung auf das papierlose Arbeiten sein, dass die Verwaltung zusammen mit den Rats- u. Ausschussmitgliedern den Papierverbrauch deutlich reduziert und damit einen umweltbewussteren und \u2013schonenderen Umgang mit nat\u00fcrlichen Ressourcen erreicht (klimaengagiert).<br \/>\n<br \/>\nAu\u00dferdem gelingt durch die ausschlie\u00dflich papierlose Arbeit mit verk\u00fcrzten Arbeitswegen und schnellerer Bereitstellung der Unterlagen eine Prozessoptimierung auf beiden Seiten der Gremienarbeit.<br \/>\n<br \/>\n<b>Technik und Verfahren<\/b><br \/>\nDas Verfahren ALLRIS net Ratsinformationssystem der Firma CC e-gov GmbH mit Sitz in Hamburg wird bereits seit Jahren \u00fcberzeugend in der Verwaltung der Stadt Bad Oeynhausen genutzt und vom Hersteller stetig fortentwickelt. Mit Blick auf die m\u00f6gliche Einf\u00fchrung der papierlosen Gremienarbeit wurden die Einstellungen f\u00fcr Bad Oeynhausen bereits so angepasst, dass z.B. eine einheitliche Kommunikation zwischen Verwaltung und Politik \u00fcber zus\u00e4tzliche Vorlagenformate erfolgen kann.<br \/>\n<br \/>\nMit der verbesserten M\u00f6glichkeit der Informationsbereitstellung \u00fcber einen elektronischen Sitzungsdienst wird sich der Mandatstr\u00e4ger praktisch zu jeder Tages- und Nachtzeit komplett informieren und mit anderen Anwendern austauschen k\u00f6nnen &#8211; und das nicht nur \u00fcber aktuell anstehende Sitzungen. Eine leistungsf\u00e4hige Textrecherche \u00fcber alle Sitzungen und Vorlagen wird ihn dabei unterst\u00fctzen. ALLRIS bietet eine passgenaue, benutzerfreundliche App f\u00fcr die mobile Nutzung an, mit der alle sitzungsrelevanten Informationen und Termine auch f\u00fcr den Offlinebetrieb verf\u00fcgbar werden.<br \/>\n<br \/>\nUm allen Ratsmitgliedern die komfortable Teilnahme an der papierlosen Gremienarbeit mit dem Ratsinformationssystem zu erm\u00f6glichen, ist es vorgesehen, dass die Verwaltung zentral f\u00fcr alle Ratsmitglieder einheitlich mobile Endger\u00e4te (iPads) anschafft und f\u00fcr die Dauer der Wahlperiode leihweise zur Verf\u00fcgung stellt.<br \/>\n<br \/>\nDurch eine Erh\u00f6hung der Bandbreite des vorhandenen WLAN-Angebotes in den Sitzungsr\u00e4umen im Rathaus I wird allen Ratsmitgliedern gleichzeitig kostenfreies Arbeiten \u00fcber den Internetzugang erm\u00f6glicht.<br \/>\n<br \/>\nAuf Antrag werden im begr\u00fcndeten Ausnahmefall weiter gedruckte Sitzungsunterlagen erstellt und verschickt.<br \/>\n<br \/>\nAlle anderen Mitglieder der Aussch\u00fcsse und Gremien, die nicht dem Rat der Stadt angeh\u00f6ren, erhalten ebenfalls Zugang zum WLAN, k\u00f6nnen aber aufgrund ihrer hohen Anzahl (91 Mitglieder) bei geringer Sitzungsteilnahme pro Kopf nicht von der Verwaltung mit mobilen Ger\u00e4ten ausgestattet werden.<br \/>\n<br \/>\nDa in den Sitzungen bereits verst\u00e4rkt Mitglieder mit mobilen Ger\u00e4ten angetroffen werden und parallel auch deren Nachfrage nach WLAN-Zugangsdaten gestiegen ist, wird davon ausgegangen, dass inzwischen ein gro\u00dfer Anteil der sonstigen Mitglieder das Ratsinformationssystem nutzen kann und will. Daher sollten diese Mitglieder grunds\u00e4tzlich als Teilnehmer der papierlosen Gremienarbeit betrachtet werden. Wie bei den Ratsmitgliedern sollen auf Antrag weiterhin gedruckte Unterlagen ausgegeben werden.<br \/>\n<br \/>\nF\u00fcr September 2015 sind Schulungstermine reserviert worden, in denen sich die Mandatstr\u00e4ger hinsichtlich der Handhabung der Ger\u00e4te wie auch der mobilen Nutzung von Allris inklusive der App informieren lassen k\u00f6nnen.<br \/>\n<br \/>\n<b>Kosten<\/b><br \/>\nDie bisherigen Aufwendungen setzen sich insbesondere aus den Kosten f\u00fcr Papier, Druck- bzw. Kopierkosten sowie Versand- und Personalkosten zusammen.<br \/>\n<br \/>\nIm Jahr 2014 wurden rund 280.000 Blatt Papier nur f\u00fcr den Versand an Ratsmitglieder und weitere 25.000 Blatt f\u00fcr die \u00fcbrigen Ausschussmitglieder sowie anteilig darin f\u00fcr Verwaltungsmitarbeiter bedruckt, was j\u00e4hrlichen Druckkosten von \u00fcber 15.000,00 \u20ac (ohne Personalkostenanteil Hausdruckerei) entspricht. Dabei noch unber\u00fccksichtigt sind die Druckkosten f\u00fcr Unterlagen kleinerer Gremien wie den Arbeitsgruppen, die nicht gesondert gelistet werden, trotzdem aber sehr regelm\u00e4\u00dfig anfallen.<br \/>\n<br \/>\nDie Kosten f\u00fcr den Versand betrugen rund 5.000,00 \u20ac, gesamt also 20.000,00 \u20ac.<br \/>\n<br \/>\nNach Recherchen und Einholung erster unverbindlicher Angebote sollen aus Sicht der Verwaltung zur Umsetzung der papierlosen Ratsarbeit einheitliche Ger\u00e4te gekauft werden, womit ungeplante investive Mehrausgaben von ca. 40.000,00 \u20ac anfallen. Bisherige Planungen waren von rein konsumtiven Ma\u00dfnahmen ausgegangen. Die ungeplante Mehrauszahlung ist au\u00dferplanm\u00e4\u00dfig bereitzustellen, ein Deckungsvorschlag wird von der Verwaltung erarbeitet.<br \/>\n<br \/>\nBei Einf\u00fchrung der papierlosen Gremienarbeit ist mit einer j\u00e4hrlichen Ersparnis von 5.500,00 \u20ac zu rechnen. Das laut Konsolidierungsma\u00dfnahme geplante Einsparpotential von 11.000,00 \u20ac kann voraussichtlich nicht erreicht werden.<br \/>\n<br \/>\nEine detaillierte Kostensch\u00e4tzung dazu finden Sie in der Anlage.<\/cite><\/p>\n<p>Dazu hatte ich mich nat\u00fcrlich auch ge\u00e4u\u00dfert; <a href=\"http:\/\/www.andreas-edler.de\/blog\/2015\/05\/was-aus-texten-gemacht-wird\/\">in der Presse wurde ich arg verzerrt zitiert<\/a> :-) Nat\u00fcrlich finde und fand ich den Verzicht auf Papier immer noch dringend notwendig, <a href=\"http:\/\/www.andreas-edler.de\/blog\/2015\/05\/ipads-fuer-alle-ratsmitglieder\/\">jedoch sollten die Ratsmitglieder sich die ben\u00f6tigten Ger\u00e4te gef\u00e4lligst selbst beschaffen<\/a>. Ein Auto oder Fahrrad um in den Ratssaal zu gelangen, wird ja auch nicht gestellt &#8211; und Hosen zum Anziehen w\u00e4hrend der Sitzungen auch nicht. Auf genau dem Level sehe ich n\u00e4mlich im Jahr 2015 den Besitz eines Ger\u00e4tes zum Anzeigen elektronischer Dokumente. Das kann ein Handy, Tablet oder Laptop sein. Mir egal. Irgendwas wird man haben.<\/p>\n<p>Tats\u00e4chlich wurde der Beschluss im Hauptausschuss am 20.05.2015 nicht gefasst, sondern die Situation stellte sich wie folgt dar: <cite><br \/>\n<b>Beschluss<\/b><br \/>\nIm Laufe der Beratungen wird Einigkeit erzielt, noch keinen Beschluss \u00fcber die Einf\u00fchrung der papierlosen Ratsarbeit zu fassen.<br \/>\n<br \/>\nDie Verwaltung wird beauftragt weitere Umsetzungsvarianten zu erarbeiten und in der n\u00e4chsten Sitzung des Hauptausschusses vorzustellen<\/cite><\/p>\n<p>In der n\u00e4chsten Hauptausschussitzung, welche aufgrund der Sommerpause erst am 23.09.2015 stattfand, war das Thema nur in einer Bekanntgabe vertreten:<cite><b>Bekanntgaben<\/b><br \/>\nDie Verwaltung teilt mit, dass ein neuer Vorschlag zur wenigstens teilweisen Einf\u00fchrung der papierlosen Ratsarbeit zum n\u00e4chsten Hauptausschuss vorgelegt wird.<br \/>\n<br \/>\nDie Verwaltung hatte nach der letzten Sitzung des Hauptausschusses bei den Fraktionen abgefragt, inwieweit fraktionsintern die Bereitschaft zum Wechsel auf digitale Ratsarbeit besteht. Aufgrund des offensichtlich noch gro\u00dfen Gespr\u00e4chsbedarfs innerhalb der Fraktionen lagen die letzten Antworten aber erst weit nach den Sommerferien vor.<br \/>\n<br \/>\nAktuell werden noch neue Angebote zur Hardware erwartet, erst dann kann das Konzept komplett neu \u00fcberarbeitet werden, um die von den Fraktionen favorisierten Nutzungsvarianten einzuarbeiten.<\/cite><\/p>\n<p>Im angesprochenen n\u00e4chsten Hauptausschuss am 25.11.2015 hatte die Verwaltung allerdings keinen Tagesordnungspunkt zum &#8222;Papierlosen Rat&#8220; vorgesehen. Trotzdem wurde es in einer Nachfrage im \u00f6ffentlichen Teil angesprochen: <cite><b>Anfragen<\/b><br \/>\n6.1 RH B\u00fcssing fragt nach dem Sachstand zur Einf\u00fchrung der digitalen Ratsarbeit.<br \/>\n<br \/>\nBM Wilmsmeier antwortet, dass die digitale Ratsarbeit wie andere Pr\u00fcfauftr\u00e4ge auch Thema der AG Haushaltskonsolidierung sind und demn\u00e4chst auch im \u00c4ltestenrats besprochen werden soll.<br \/>\n<br \/>\nSBLin Vornheder erg\u00e4nzt, dass die R\u00fcckmeldungen der Fraktionen dazu im SB I vorliegen.<\/cite><\/p>\n<p>Tats\u00e4chlich wurde im \u00c4ltestenrat am 17.11. dar\u00fcber gesprochen &#8211; allerdings soweit ich wei\u00df ohne konkrete Ergebnisse.<\/p>\n<p>Ich habe mir inzwischen auch f\u00fcr ca. 150 \u20ac ein Android-Tablet besorgt und kann darauf die Allris-App f\u00fcr das Ratssystem nutzen. Das geht sogar halbwegs ordentlich &#8211; sieht man mal von der M\u00f6gllichkeit der kurzen handschriftlichen Notiz auf einem Zettel ab. Auf meinem Ultrabook w\u00e4re es selbstverst\u00e4ndlich auch m\u00f6glich, aber so ein 10-Zoll-Tablet ist f\u00fcr&#8217;s reine Lesen schon etwas angenehmer.<\/p>\n<p>Klar ist allerdings, dass es nur dann Einsparungen im Bereich der Ratsarbeit gibt, wenn die Ger\u00e4te durch die Ratsmitglieder selbst beschafft werden und alle mitmachen. Alles andere erzeugt parallele Kosten und wird unter Umst\u00e4nden sogar noch teurer, als es jetzt schon ist. Es gibt Ratsmitglieder, die nicht auf elektronische Medien umsteigen wollen und weitere m\u00f6chten auf gar keinen Fall selbst ein Ger\u00e4t von den ausgezahlten Aufwandsentsch\u00e4digungen anschaffen. Unter den Voraussetzungen wird das mit Einsparungen leider nichts. Und ich bin sogar ein bisschen unzufrieden, wenn ich und andere selbst Ger\u00e4te beschaffen (ein paar sitzen schon mit Tablet\/Laptop im Ratssaal) und freiwillig auf Papier verzichten (letzteres habe ich noch nicht getan) und andere weiter alles geliefert bekommen (was durchaus bequem ist!) und\/oder ein Ger\u00e4t von der Verwaltung\/B\u00fcrger gesponsort wird.<\/p>\n<p>Das ist der Stand der Dinge.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Was ist eigentlich aus dem &#39;WirW\u00fcnschenUnsEinSteuerfinanziertesIPadF\u00fcrUnsereRatsarbeit&#39; &#8211; Projekt in #Oeynhausen geworden? @filmfacts &mdash; Chrischaaan (@Chrischaaan) 29. Dezember 2015 Ein bisschen unwillig war ich beim Lesen des Tweets schon, das will ich nicht verhehlen. 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